En las empresas de manufactura se cuenta con un almacén de materia prima donde se encuentran todos los materiales necesarios para la fabricación de los productos. Es de vital importancia tener bien estructurado y organizado este almacén para garantizar a producción y otras áreas que los materiales llegaran en la cantidad y calidad que se requieren.

Muchas veces se comienza con procesos sencillos de recibo y salida del material los cuales se llevan en papel o archivos Excel para su registro, pero conforme pasa el tiempo, la producción aumenta y el almacén crece, puede comenzar a ser complicado tener un buen control si no se implementa un sistema que aporte las funcionalidades necesarias para tener un inventario correcto.

Problemas de salida de materiales

Vamos a listar los principales problemas que se tienen:

Desabasto de material

Al no tener un registro controlado de los materiales que entran y salen del almacén puede provocar que se tengan diferencias entre el inventario físico y el teórico, lo cual puede provocar un desabasto en producción. ¿Puedes imaginar un paro de línea por falta de material? Esto no puede pasar, el manejo de un stock mínimo es necesario para que se les notifique a los usuarios responsables que se debe comprar el material de forma oportuna.

Salidas de material no autorizadas 

Los encargados del almacén pueden dejar salir material por petición de empleados de producción que puede no estén autorizados para hacerlo. Es importante contar con una requisición de salida de material autorizada por los encargados de las líneas de producción, donde esta requisición quede registrada en el sistema donde se mencione quien lo solicita y quien lo autoriza. Esto con el objetivo de que estén informados todos los involucrados en los materiales solicitados.

No tener registro de quien saca el material

El proceso que normalmente se sigue es donde llega el empleado con su vale de salida firmado y le hacen el despacho del material, el encargado del almacén se queda con el vale y registra la salida, pero ¿se tiene el registro de la persona que lo está solicitando? ¿se tiene registro de cuantas veces ha sacado material en un periodo de tiempo? Seguramente no, por lo cual es necesario llevar el seguimiento de todas las personas que hacen la salida. 

Vales de salida en papel 

El tener en papel las solicitudes de salida de material puede ser muy riesgoso, en primer lugar te enfrentas al hecho de tener que capturar posteriormente el material solicitado, lo cual puede causar errores de dedo (como un numero de parte o cantidad incorrecta) o que no se haga la captura, y en segundo lugar se puede prestar.

¿Cómo te ayuda el implementar un Sistema de Control de Inventarios?

Para el almacenamiento de la materia prima tener un Sistema de Control de Inventario puede ser muy útil, ya que aseguras el correcto y oportuno abastecimiento de tus líneas de producción. Con este sistema puede contar con las siguientes características:

·        Ordenes de salida y órdenes de compra. El sistema será capaz de manejar ordenes de salida y órdenes de compra para la salida y la recepción de material respectivamente.

·        Bitácora de entradas. Listar los elementos que entraron al sistema, quien realizó la entrada, fecha/hora del evento y en cual almacén se realizó la entrada.

·        Bitácora de salidas. Listar los elementos que salieron del sistema, quien autorizó la salida, fecha/hora del evento y en cual almacén se realizó.

·        Manejo de stock y notificaciones al usuario. Se tiene un stock máximo y mínimo por cada producto, además de enviar una notificación al usuario al llegar a niveles mínimos.

·        Actualización del inventario en tiempo real. Conocer todo el tiempo los movimientos y las existencias que se tienen en el almacén.

Ten un almacén eficiente implementando un Sistema de Control de Inventarios .